Data Governance* is een changeprogramma

Een Data Governance programma is een lange termijn commitment om tot duurzame organisatieverbetering te komen. Hoe groter de verbetercapaciteit van een organisatie, hoe groter de kans op succes van het Data Governance programma. De kans op succes blijkt goed voorspelbaar te zijn.

Het uiteindelijke doel van elk Data Governance programma is zichzelf overbodig te maken. Voordat data daadwerkelijk als een asset behandeld wordt, zijn binnen de meeste organisaties echter grote culturele, organisatorische en personele veranderingen noodzakelijk. We kunnen dan ook stellen dat Data Governance niets minder is dan lange termijn commitment om tot duurzame organisatieverbetering te komen. Hoe groter de verbetercapaciteit van een organisatie, hoe groter de kans op succes van het Data Governance programma. 

Nadat de noodzaak voor een Data Governance programma is aangetoond en de scope ervan is bepaald, kan de Assessment fase van start gaan. Hiermee wordt bepaald of de organisatie in voldoende mate in staat is te besturen (to govern) en bestuurd te worden (to be governed). In dit verband worden vaak de drie C’s aangehaald:

1. Capacity: De capaciteit om te veranderen: Hier moet duidelijk onderscheid gemaakt worden naar willen en kunnen veranderen.

2. Culture: Elke organisatie gaat anders om met data en informatie. Als het doel van Data Governance is te komen tot beter Data Management en betere informatie, dan moeten we weten waar we staan en wat het ambitieniveau hierin is.

3. Collaborate: In welke mate zijn de mensen in een organisatie in staat cross functioneel en/ of in multidisciplinaire teams te werken? Dit lijkt veel op het cultuur aspect: In sommige bedrijven gaat samenwerken nu eenmaal makkelijker dan in andere. Maar omdat shared decision making een belangrijk aspect van Data Governance is, verdient bereidheid tot samenwerken aparte aandacht.

De beste manier om de drie C’s meetbaar te maken is online vragenlijsten op te stellen en af te nemen. Hier bestaan goede assessments voor in de vorm van vragenlijsten waarop ondervraagde stakeholders op een vijfpuntsschaal kunnen aangeven in welke mate ze het met voorgelegde stellingen al dan niet eens zijn.

1. Change Capacity Assessment: Dit assessment geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is zich aan te passen aan nieuw beleid en de nieuwe processen die nodig zijn data als een asset te behandelen. De uitkomsten van dit assessment kunnen bovendien bijzonder goed gebruikt worden om mogelijke verzetshaarden tegen het Data Governance programma in kaart te brengen.

2. Information Maturity Assessment: Dit assessment bepaalt de huidige (as is) en gewenste (to be) staat van data volwassenheid van een organisatie. Begrijpen medewerkers wat er gebeurt met data die de organisatie verzamelt en vastlegt? Uiteindelijk rollen hier op verschillende niveaus cijfers uit die iets zeggen over hoe goed de organisatie in staat is maximale waarde uit de eigen data en informatie te halen.

3. Collaborative Readiness Assessment: Dit assessment geeft inzicht in de bereidheid van medewerkers in crossfunctionele teams te werken. Hierbij gaat het niet zo zeer om mogelijke barrières voor samenwerking in kaart te brengen maar veel meer om een inschatting te maken in welke mate men tot samenwerken in staat is en de noodzaak daarvoor onderkent.

Elk assessment moet worden afgestemd op de organisatie. Het organiseren van dergelijke assessments is één ding, de resultaten verwerken in een actieplan is echter iets anders. Wat te doen als bijvoorbeeld blijkt dat medewerkers op verschillende niveaus onmogelijk tot voldoende samenwerking kunnen of willen komen? In dat geval is het raadzaam bijvoorbeeld HRM in te schakelen. Er is dan werk aan de winkel op het gebied van (re)training, e-learning, verandermanagement en aanpassen van de (data)filosofie.

Als de organisatie niet op het gewenste niveau van de drie C’s komt is een Data Governance project gedoemd te mislukken. Voordat we kunnen overgaan naar het volgende stadium in het Data Governance programma moet de verbetercapaciteit van de organisatie op niveau gebracht worden. Het is dus niet zozeer de vraag of je een assessment moet uitvoeren, maar veel meer hoe vroeg je dit in de opzet in het Data Governance programma doet.

Meer weten over de stappen in een Data Governance programma of de besproken assessements? Neem contact met ons op!

* We maken hier duidelijk onderscheid tussen Data Governance en Data Management. Data Governance zorgt er voor data gemanaged wordt door regels en beleid op te stellen. Data Managment is hands on: het is het managen van de data zelf.